1. Nội dung

       Hướng dẫn khách hàng lập hóa đơn điện tử trên phần mềm.

2. Xem phim hướng dẫn

3. Các bước thực hiện

Bước 1: Vào menu Nghiệp vụ => Lập hóa đơn bán hàng

Bước 2: Lập hóa đơn

Quý khách có thể thực hiện theo 1 trong 2 cách sau đây:

Cách 1: Lập từng hóa đơn tại màn hình lập hóa đơn bán hàng:

Tại màn hình Lập hóa đơn bán hàng Quý khách nhấn nút “Add”.

(1) Nhập thông tin khách hàng

• Nếu check chọn khách hàng Cá nhân: xuất hóa đơn cho cá nhân (có thể double click chọn khách hàng có sẵn trông hệ thống)
• Ngược lại không check chọn khách hàng cá nhân: xuất hóa đơn công ty (nhập tay thông tin công ty hoặc double click chọn khách hàng có sẵn trong hệ thống tại ô Công ty, đơn vị mua hàng).

• Nhập Email khách hàng (hóa đơn điện tử sẽ gửi đến email này):
• Nếu gởi danh sách email thì mỗi email cách nhau bởi dấu phẩy “,” hoặc dấu chấm phẩy “;”
• Nếu chưa muốn gửi mail cho khách hàng khi ký hóa đơn thì ô thông tin email nhập dấu “.”

• Địa chỉ
• Điện thoại

• Mã số thuế: Có thể nhập MST và nhấn phím tab để lấy thông tin công ty đã có sẵn trong danh mục khách hàng của công ty Quý khách hoặc nếu chưa có sẵn thì sẽ tự động link đến trang khách hàng đã có sẵn trong hệ thống của chúng tôi để lấy thông tin công ty.

• Lưu khách hàng vào danh mục: Chức năng này sẽ lưu lại thông tin khách hàng vào danh mục khách hàng của công ty Quý khách nếu là khách hàng mới.

• Diễn giải chiết khấu: Ví dụ Xuất hóa đơn muốn hiển thị dòng ghi chú chiết khấu giảm giá trên hóa đơn.

• Ghi chú nội bộ:

(2) Nhập thông tin danh sách hàng hóa, dịch vụ

• Tên HH.DV (Nội bộ): Double click để chọn sản phẩm, dịch vụ có sẵn trong hệ thống.

• Mã HH.DV: Mã sản phẩm, dịch vụ
• Tên HH.DV (Trên hóa đơn): Nội dung sản phẩm, dịch vụ hiển thị trên hóa đơn, có thể tự nhập nội dung không có từ danh mục sản phẩm.
• Trường hợp muốn chủ động ngắt xuống dòng, Quý khách nhập ký tự |
• ĐVT: Đơn vị tính

Ngoài nhập các đơn vị tính bình thường (Cái, Chai, Lọ, Bộ,…), hệ thống sẽ có một số các đơn vị tính đặt biệt như sau:

• NOTE:  Trên tờ hóa đơn không hiển thị STT, số lượng, đơn giá, thành tiền trên hóa đơn.
• NONE: Trên tờ hóa đơn không hiển thị số lượng, đơn giá nhưng có hiển thị thành tiền trên hóa đơn.
• [SLG]: Số lượng
• GIÁ (-V): Đơn giá trước thuế
• (%) VAT: Thuế suất (chỉ hiển thị để chọn mức thuế suất khi là mẫu đa thuế suất)
• Tiền VAT: Tiền thuế (chỉ hiển thị khi là mẫu đa thuế suất)
• Tiền hàng (-V): Tiền hàng trước thuế
• Thành Tiền (+V): Tiền hàng sau thuế
• Ghi chú.

(3) Nhập thông tin thanh toán

• HT.T.Toán: Nhập hình thức thanh toán là tiền mặt/chuyển khoản
• Tiền CK/GG: Nhập tiền chiết khấu/giảm giá (nếu có).
• Tiền/Tỉ giá:  Đơn vị tiền tệ
• Nếu chọn Đơn vị tiền tệ khác VND thì Quý khách nhập thêm tỷ giá tại thời điểm hiện tại
• Tiến hàng: Tổng tiền hàng trước thuế
• Tiền CK/GG: Tiền chiết khấu/giảm giá
• Phí khác
• Tiến thuế: Chọn thuế suất
• Nếu mẫu 1 thuế suất: Quý khách chọn mức thuế suất
• Nếu mẫu đa thuế suất: mặc định = ALL, Quý khách chọn mức thuế suất tại dòng chi tiết từng sản phẩm/dịch vụ.
• Điều chỉnh tiền thuế?
• Nếu check chọn thì tại ô tiền thuế cho phép được chỉnh sửa
• Nếu không check chọn thì tại ô tiền không cho phép chỉnh sửa
• Thành tiền: Thành tiền sau thuế

(4) Nhấn nút “Save” để lưu hóa đơn điện tử vào hệ thống, ngược lại nhấn nút “Cancel”

               Lưu ý (*): Lưu hóa đơn thành công, tại màn hình xuất hóa đơn Quý khách vẫn có thể chỉnh sửa bất kỳ thông tin nào của hóa đơn bằng cách nhấn “Edit”, nhập nội dung cần sửa và nhấn “Save” để lưu lại hoặc Xóa hẵn khỏi hệ thống khi nhấn “Delete”.        

Cách 2: Nhập hàng loạt hóa đơn từ file excel:

Tại màn hình Lập hóa đơn bán hàng Quý khách nhấn nút “Import”.

               Hộp thoại chọn mẫu import hiển thị, Quý khách chọn Mẫu MẶC ĐỊNH

Màn hình import dữ liệu hiển thị, Quý khách chọn:

• Ký hiệu
• Click chọn tải file mẫu về máy để nhập liệu

Quý khách nhập thông tin hoá đơn vào file excel đã tải về máy tính theo cấu trúc và định dạng mẫu đã chọn.

Quý khách cũng có thể biết rõ hơn ý nghĩa từng cột xem mô tả tại sheet “2_Mota_DuLieuMau”

Sau khi nhập danh sách hóa đơn cần xuất vào file excel hoàn tất, để import file Excel vào hệ thống, tại màn hình Import dữ liệu từ file Excel Quý khách click “File Dữ Liệu” => Hiện thị hộp thoại, chọn file Excel danh sách xuất hóa đơn => click “Open” để bắt đầu import dữ liệu vào hệ thống, ngược lại nhấn “Cancel”.

Dữ liệu danh sách xuất hóa đơn từ file Ecxel hiển thị, nhấn nút “Import” để lưu thông tin sản phẩm vào hệ thống.

Bước 3: Ký hóa đơn

Giao diện hóa đơn điện tử sau khi lưu thành công vào hệ thống hiển thị như sau:

(1) Xem hóa đơn và ký: Nhấn xem thông tin hóa đơn trước khi ký.

               (2) Mail: Nhấn nút “Mail” để gửi hóa đơn điện tử đến mail khách hàng.

                       -        Có thể gởi hóa đơn trước khi thực hiện ký hóa đơn

                       -        Có thể gửi lại hóa đơn điện tử đã ký

                       -        Có thể gừi mail cho nhiều mail cùng lúc, mỗi mail cách nhau bởi dấu phẩy (,)

Lưu ý (*): Trước khi ký cắm token vào máy tính (nếu token được thiết lập tại máy chủ thì bỏ qua bước này).

Nhấn nút (1) “Xem hóa đơn và ký” tại màn hình xuất hóa đơn, hiển thị giao diện hóa đơn, tiếp tực nhấn nút “Ký HD”.

                               (1) Ký HD: ký hóa đơn.

                               (2) PDF: Xuất file PDF

                               (3) IN: In hóa đơn

Hiển thị thông báo “Đã ký thành công!” => Nhấn “OK”.

Lưu ý (*): Ký hóa đơn thành công, Quý khách chỉ có thể chỉnh sửa thông tin email trên màn hình xuất hóa đơn bằng cách nhấn “Edit”, nhập email cần sửa và nhấn ”Save” để lưu lại.

Màn hình hóa đơn sau khi ký hóa đơn thành công.

1. Chữ ký số công ty sau khi ký hóa đơn thành công
2. PDF: Xuất file .pdf HĐĐT
3. IN: in HĐĐT
4. HĐ GIẤY: Chuyển đổi hóa đơn giấy
5. XÓA HĐ: Xóa bỏ hóa đơn
6. Trình duyệt: Xem hóa đơn trên trình duyệt Chrome/IE…

Đồng thời khách hàng của Quý khách sẽ nhận email với nội dung và các file liên quan đính kèm hóa đơn điện tử:

CÁM ƠN QUÝ KHÁCH ĐÃ XEM  VÀ CHÚC QUÝ KHÁCH THỰC HIỆN THÀNH CÔNG!

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free HTML Help documentation generator